Digitaliseren is een term die je momenteel veel hoort. En dat is logisch, want het digitaliseren van documenten is hartstikke actueel. Door technische ontwikkelingen is het digitaliseren een stuk gemakkelijker en veiliger geworden. Wist je dat er zelfs bedrijven zijn die zich hebben gespecialiseerd in dit werk? Zij kunnen in een korte tijd jouw complete archief, contracten, lopende orders en noem maar op van papier in je eigen computersysteem krijgen. En dat is hartstikke veilig. Er verlaat geen papiertje jouw bedrijf, er komt gewoon iemand bij je op kantoor zitten die het voor je regelt.
Digitaliseren

Digitaliseren is geen toekomstmuziek meer

Het is nu namelijk mogelijk om al je documenten te digitaliseren en deze op te slaan in the cloud ├│f juist op je eigen server. Wanneer je de documenten laat opslaan in the cloud, maak je dat je met je laptop of tablet waar dan ook ter wereld bij je belangrijke informatie kunt. En dat is natuurlijk perfect. Zo kun je altijd een offerte uitbrengen of een factuur versturen. Dit leek lang iets te zijn van de toekomst, kijk bijvoorbeeld maar naar de eerste laptoptassen. Hier moest behalve de laptop ook nog eens het halve kantoor aan papieren in passen. Die tijd is nu echt geweest. En gelukkig maar, je tilde je een breuk!

Is digitaliseren wel veilig?

Het digitaliseren van nu is volkomen veilig. Door de documenten op de juiste manier op te slaan, zorg je ervoor dat je er altijd bij kunt. Natuurlijk blijft het van belang om je virusscanners up-to-date te houden, daar is niets aan veranderd. Een bijkomend voordeel van digitaliseren is dat jij precies kunt bepalen wie in welke bestanden mag kijken of wijzigen. Zo kun je bijvoorbeeld je personeels- en salarisgegevens volledig afschermen. Iemand die daar niets mee te maken heeft, komt daar gewoon niet bij.

Hoe is digitaliseren goed voor het milieu?

In eerste instantie zal het vooral heel veel oud papier opleveren. Bij het werk worden alle papieren ingescand en worden deze dus overbodig. Dat geeft helemaal niks. Jij zorgt gewoon voor de afvoer van al dat papier en je kunt ook wat stellingkasten en ordners verkopen. Digitaliseren is goed voor het milieu omdat je, wanneer alles klaar is, zo goed als papierloos kunt gaan werken. Daarmee bespaar je veel papier, printerinkt en stroom. En dat is natuurlijk hartstikke goed voor het milieu. En omdat je bijna alle papieren weg kunt doen, wordt ook de brandveiligheid van je bedrijf nog eens verbeterd.